Pobieranie danych z tachografu i kary za nieudostępnienie danych podczas kontroli ITD
Obowiązki przewoźnika w kwestii archiwizacji danych z nośników cyfrowych (tachograf i cyfrowa karta kierowcy)
Odpowiednio częste odczytywanie i przechowywanie danych z tachografu oraz cyfrowej karty kierowcy jest jednym z podstawowych obowiązków przewoźnika. Niestosując się do przepisów regulujących powyższą kwestię naraża się on na dotkliwe kary finansowe. Warto przypomnieć więc jakie są te obowiązki.
Pobieranie danych z pamięci cyfrowych tachografów reguluja zarówno przepisy unijne jak i krajowe.
Komisja Europejska w Rozporządzeniu 581/2010 z dnia 1 lipca 2010r. określiła maksymalny okres na wczytanie danych z tachografów cyfrowych na 3 miesiące zarejestrowanej działalności.
Polskim aktem prawnym, który określa częstotliwość pobierania danych z pamięci tachografów cyfrowych jest Rozporządzenie Ministra Transportu z dnia 23 sierpnia 2007 r. w sprawie częstotliwości pobierania danych z tachografów cyfrowych i kart kierowców oraz warunków przechowywania tych danych.
Pobieranie danych z cyfrowego tachografu – przepisy krajowe
Dane z cyfrowego tachografu podmiot pobiera:
-co najmniej raz na 3 miesiące;
natychmiast:
-przed trwałym bądź okresowym przekazaniem pojazdu innemu podmiotowi,
w sytuacji wadliwego funkcjonowania bądź uszkodzenia tachografu cyfrowego, umożliwiających jednakże pobranie zarejestrowanych w nim danych,
-w przypadku wycofania pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania;
-w oznaczonym terminie - w przypadku żądania przez uprawnione organy administracji publicznej lub uprawnione podmioty.
Dane z tachografu cyfrowego mogą być pobierane częściej niż co 3 miesiące, jeśli ich pobieranie stwarzałoby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu wykonującego przewóz drogowy.
Dane z tachografu cyfrowego mogą być pobierane rzadziej niż co 3 miesiące w przypadku uzasadnionym sporadycznym użytkowaniem pojazdu z tachografem cyfrowym.
Pobrane dane z tachografów cyfrowych, podmiot przechowuje w oryginalnym formacie przez okres co najmniej dwunastu miesięcy, licząc od daty ich zarejestrowania.
Podmiot przechowujący dane zapewnia zabezpieczenie tych danych przed ich utratą oraz dostępem osób nieuprawnionych, a także zapewnia takie przechowywanie danych, aby były one czytelne i uporządkowane.
Kara za naruszenie obowiązku wczytywania wymaganych danych z tachografu cyfrowego wynosi 500zł za dzień za każdy pojazd i osobno za każdego kierowcę.
Obowiązek wczytywania danych – przepisy unijne
Obowiązek wczytywania danych z karty kierowcy oraz z tachografu cyfrowego wynika z art. 10 ust. 5 lit. A rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego oraz zmieniające rozporządzenia Rady (EWG) nr 3821/85 i (WE) 2135/98, jak również uchylające rozporządzenie Rady (EWG) nr 3820/85. Przepisy zawarte w rozporządzeniu stanowią, że:
„5. a) Przedsiębiorstwa transportowe używające pojazdów objętych zakresem niniejszego rozporządzenia i wyposażonych w urządzenia rejestrujące zgodne z załącznikiem IB do rozporządzenia (EWG) nr 3821/85:
i) zapewniają wczytywanie danych z jednostki pojazdowej oraz karty kierowcy z
częstotliwością określoną przez Państwo Członkowskie oraz wczytywanie odpowiednich danych częściej, tak aby zapewnić wczytanie danych dotyczących wszystkich działań podejmowanych przez to przedsiębiorstwo lub dla niego;
ii) zapewniają, aby wszystkie dane wczytane zarówno z jednostki pojazdowej jak i z
karty kierowcy, były przechowywane przez co najmniej dwanaście miesięcy po ich
zarejestrowaniu oraz na żądanie funkcjonariusza służb kontrolnych, były
dostępne, bezpośrednio albo na odległość, na terenie tego przedsiębiorstwa.”
Jeśli natomiast chodzi o maksymalne okresy dotyczące wczytywania danych, zostały one określone w rozporządzeniu Komisji Europejskiej nr 581/2010 z dnia 1 lipca 2010 r. w sprawie maksymalnych okresów na wczytanie odpowiednich danych z jednostki pojazdowej i karty kierowcy:
„3. Maksymalny okres na wczytanie odpowiednich danych nie przekracza:
a) 90 dni w przypadku danych z jednostki pojazdowej;
b) 28 dni w przypadku danych z karty kierowcy.”
Obowiązek sczytywania danych ma za zadanie chronić informacje przed skasowaniem lub też nadpisaniem. Jeśli natomiast kierowca była na zwolnieniu lub urlopie przez dłuższy czas, a na karcie nie zostały zapisane żadne nowe aktywności – sczytywanie karty po prostu – nie ma sensu. Jedyne o czym trzeba koniecznie pamiętać to o sczytaniu danych po ostatniej aktywności kierowcy.
Zdarza się, że inspektorzy zapominają o pierwszeństwie przepisów unijnych i wymagają odczytu danych z tacho co 90 dni kalndarzowych, podczas gdy z treści rozporządzeń unijnych wynika jasno, że organy kontrolne przy ustalaniu okresów wczytania danych nie powinny brać pod uwagę wszystkich dni, ale wyłącznie dni zarejestrowanej działalności.
Oczytaniu nie podlegają dni urlopu, zwolnienia lekarskiego czy też innej nieusprawiedliwionej nieobecności kierowcy w pracy, jeżeli po ostatniej aktywności dane zostały sczytane. Kara za niesczytanie danych może dotyczyć tylko dni, kiedy kierowca ma ustawowy obowiązek odnotować za pomocą tachografu okresy prowadzenia pojazdu, innej pracy, dyspozycyjności, przerwy czy odpoczynku.
Obowiązek pobierania danych z tachografu bywa uciążliwy dla przewoźników, zwłaszcza tych operujących za granicą czy z rozproszoną strukturą, np. w dystrybucji.
Sposobem na dotrzymanie terminów może być zainstalowanie systemu gps z funkcją pobierania danych z tachografu.
Odczyty wykonywały będą się automatycznie z dowolnego miejsca na świecie, a bezpośrednio po zakończeniu miesiąca pliki z danymi mogą być przekazane do firmy zajmującej się rozliczaniem kierowców.
Przypomnijmy, że kara za nieudostępnienie organowi kontrolującemu danych z ostatniego roku może łącznie wynieść 15 000 złotych.
Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się jak może wyglądać system do automatycznego pobierania danych w Twojej firmie wejdź na mtechgps.pl